 |
| Risk Management |
مقدمه
بعد أن تناولنا الجوانب الأساسية لمرحله التحكم والمراقبة، ننتقل الآن إلى الجزء الثاني والأكثر تخصصًا، والذي يركز على إدارة المخاطر وإدارة الجودة كعنصرين محوريين لضمان نجاح المشروع واستمراريته دون أي انقطاع.
أولا: إدارة المخاطر
تعتمد إدارة المخاطر على تحديد وتحليل وتقييم المخاطر المحتملة التي قد تعيق سير المشروع. ومن ثم، يتم اختيار الاستراتيجيات المناسبة للتعامل مع هذه المخاطر، سواء بتقليل تأثيرها أو تجنبها تمامًا.
تعتمد إدارة المخاطر على تحديد وتحليل وتقييم المخاطر المحتملة التي قد تعيق سير المشروع. ومن ثم، يتم اختيار الاستراتيجيات المناسبة للتعامل مع هذه المخاطر، سواء بتقليل تأثيرها أو تجنبها تمامًا.
ثانيا: إدارة الجودة
أما إدارة الجودة، فتهدف إلى ضمان أن المنتج أو الخدمة النهائية تلبي المعايير والمواصفات المطلوبة. يتم ذلك من خلال تطبيق سياسات وإجراءات منهجية تسعى إلى التحسين المستمر وتجنب الأخطاء أو العيوب.
في هذا القسم، سنسلط الضوء على الأساليب والأدوات المستخدمة في كل من إدارة المخاطر والجودة، وكيف يمكن دمجهما ضمن عمليات التحكم والمراقبة لضمان تحقيق أهداف المشروع بكفاءة وفعالية. لكن قبل الخوض في التفاصيل، من المهم أن نبدأ بفهم النقاط الأساسية التالية:
الفرق بين الخطر والمشكله (Risk & Issue)
- الخطر: هو حدث محتمل غير مؤكد، وعند حدوثه يتأثيرالمشروع إما سلبيا أو إيجابيا.
- المشكله: هي حدث وقع بالفعل وتأثر المشروع به ويجب إتخاذ اتخاذ إجراءات فورية لمعالجتها والتعامل معها.
مثال:
تم إصدار أمر شراء لمواد مستوردة من الخارج لاستخدامها في المشروع، وهناك احتمال لتأخر عملية التوريد بسبب تحديات لوجستية، وهو ما يُمثل خطرًا (Risk). أما إذا حدث التأخير بالفعل ولم تصل المواد في الموعد المحدد، مما أثر على الجدول الزمني للمشروع، فسيُصبح ذلك مشكلة (Issue).
كيفيه إداره المخاطر والمشكلات في مشاريع اللاندسكيب ؟
أولاً: إدارة المخاطر.
وهي عملية تهدف إلى تحديد وتقييم والتحكم في المخاطر المحتملة التي قد تؤثر على سير المشروع. وتشمل هذه العملية مجموعة من الخطوات المتكاملة وهى:
- تحديد المخاطر (Risk Identification): يتم ذلك من خلال جلسات عصف ذهني تجمع فريق المشروع وأصحاب المصلحة، بهدف رصد جميع المخاطر المحتملة التي قد تواجه المشروع.
- تحليل المخاطر (Risk Analysis): يتضمن إجراء تحليل نوعي وكمي لتقييم احتمال حدوث كل خطر (Probability) ومدى تأثيره (Impact) على المشروع.
- تخطيط استجابة المخاطر (Risk Response Planning): يشمل وضع استراتيجيات للتعامل مع المخاطر المحددة، بهدف تقليل تأثيرها السلبي أو الاستفادة من الفرص الإيجابية.
- مراقبة ومراجعة المخاطر (Risk Monitoring and Review): تتم هذه الخطوة لمتابعة المخاطر باستمرار وتحديثها بناءً على أي تغييرات تحدث في المشروع.
ماهى تقنية ROAM ؟
تُعد تقنية (ROAM) أداة فعّالة تُستخدم لدعم اتخاذ القرارات المناسبة بعد تحديد المخاطر. يُشير اسم التقنية إلى الأحرف الأولى من:
- تفادى المخاطر Resolved: تغيير الخطة لتجنب المخاطر تمامًا.
مثال: (بدلا من إستيراد مواد معينه من الخارج يمكن الإستعانه بموردين محليين لتجنب المشكلات اللوجيستيه )
- نقل المخاطر Owned: نقل المسؤولية إلى جهة أخرى .
مثال: (نقل المسؤليه في تنفيذ نشاط ما بتعيين مقاول من الباطن للقيام بتلك المهام )
- قبول المخاطر Accepted: قبول المخاطر والاستعداد للتعامل معها إذا حدثت.
مثال: (قبول زياده التكلفه لبند ما بنسبه 5 % عن ماهو مقرر له وذلك بسبب تقلبات أسعارالسوق )
- تخفيف الخطر Mitigated: وذلك بتقليل إحتماليه حدوثه أو تأثيره.
ثانياً: إدارة المشكلات.
إدارة المشكلات تتعلق بالتعامل مع القضايا الفعلية التي تحدث أثناء تنفيذ المشروع وتتضمن العملية عدة خطوات:
- تحديد المشكلات (Issue Identification)
- تحليل المشكلات (Issue Analysis)
- وضع خطة عمل تتضمن الخطوات اللازمة لحل المشكلة (Issue Response Planning)
- الإستجابه للحلول المناسبه بتعيين المسؤوليات (Issue Response Execution)
- مراقبة وتحديث سجل المشكلات وتوثيق الحلول والنتائج (Issue Monitoring and Review)
أدوات وتقنيات إدارة المخاطر والمشكلات
أدوات إدارة المخاطر.
- مصفوفة تقييم المخاطر (Risk Assessment Matrix): تحديد وتصنيف المخاطر بناءً على احتمالية حدوثها وتأثيرها.
- تحليل SWOT: تحليل نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات وهى الحوف الأولى من كلا من:(Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats)
 |
| Risk Assessment Matrix |
 |
| SWOT Analysis مصدر الصوره |
أدوات إدارة المشكلات:
- سجل المشكلات (Issue Log): توثيق جميع المشكلات، تفاصيلها، وتواريخ اكتشافها، وحالتها.
- مصفوفة الأولويات (Periority Matrix): تصنيف المشكلات بناءً على أهميتها وإلحاحها.
- تحليل الأسباب الجذرية (Root Cause Analysis): استخدام تقنيات مثل "5 Whys"
متى يتم تصعيد المشكلات والقضايا؟
إحدى الطرق للقيام بحل المشكلات وإزاله القيود هو الإستعانة بمساعدة الإدارات العليا لإزالة عقبة ما بعد توضيح الأولويات والتحقق من الخطوات التالى وهذا ما يسمى بالتصعيد .
ولكن كيف تعرف متى يجب التصعيد؟
أي شيء سيؤثرعلى القيد الثلاثي The Triple Constraints للمشروع هو شيء يجب تصعيده ، والذى ينتج عنه تأخير في إنجاز المشروع أو تجاوز واضح في الميزانيه .
ماهو القيد الثلاثي The Triple Constraints؟
 |
| The Triple Constraints |
ملحوظه
- التصعيد هو إجراء إيجابى لإتخاذ القرارات المناسبه والسريعه دون تعطيل مسار المشروع ولكن يجب وضع معايير وممارسات للتصعيد كتحديد أصحاب المصلحه الرئيسين والذين سيتم طرح القضايا إليهم.
إدارة التغييرات
ماهو التغيير ؟
هو عملية إدخال تعديلات على العمليات أو الهياكل التنظيميه أو التقنيات أو ثقافة المؤسسة.
عادةً ما تكون التغييرات غير متوقعة، ويكون لها تأثير سلبي أو إيجابى على المشروع ،و يمكن أن يكون التغيير صغيرًا ذو تأثيرمتدارك أو كبيرا يتتطلب دراسه وتحليل ومعرفه لتأثيره وإتخاذ القرار المناسب لتنفيذه أو رفضه تماما.
مثال:
- التغييرات الناتجة عن تحليلات السوق للتكيف مع التغيرات الإقتصاديه (تغيير في العمليه)
- توزيع مهام جديده وتغيير في بعض أدوار أفراد فريق العمل (تغيير هيكلى)
- إدخال تقنيات جديده كتحديث أنظمه تكنلوجيه تتطلب تدريب لأفراد العمل من جديد. (تغيير تقني)
كيفيه إداره الأوامر التغييريه؟
- طلب التغيير: معالجة طلبات التغيير التي قد تنشأ خلال تنفيذ المشروع.
- تحليل التغييروتقييم تأثيره المحتملة على الجدول الزمني، الميزانية، والجودة.
- اتخاذ القرار المناسب بقبول أو رفض التغييرات .
- التنفيذ إذا تمت الموافقة عليها.
ملحوظه
لا يخلو مشروع من أوامر التغيير ولذا يجب أن يتحلى فريق المشروع بالمرونه الكامله للتعامل مع الأوامر التغييريه بفاعليه.
مفاهيم إدارة الجودة Quality management concepts
يجب عليك دائمًا مراعاة القيد الثلاثي: الوقت والنطاق والميزانية. سيؤثر كل عنصر من هذه العناصر الثلاثة على المشروع، وإذا عانى أي منها، فإن الجودة الشاملة للمشروع تتأثر أيضًا.
المفاهيم الأربعه لإداره الجوده للمشاريع؟
يجب أن تفكر في المفاهيم الأربعة الرئيسية حتى تفي بالمتطلبات المحددة للتسليم وتتجاوز احتياجات وتوقعات الإدارات العليا وهى :-
- معايير الجودة.
- تخطيط الجودة.
- ضمان الجودة.
- مراقبة الجودة.
أولا: معايير الجودة.
تبدأ عملية الجودة بوضع معايير للجودة للوفاء بمتطلبات ومواصفات وضمان ملاءمة المنتج النهائى لتحقيق النتيجة المرجوة.
ثانيا: تخطيط الجودة.
يشير تخطيط الجودة على وجه التحديد إلى إجراء عملية لتحديد معايير الجودة ذات الصلة في الواقع بالمشروع ككل، وكيفية تلبيتها. وهى إجابه للأسئله التاليه:-
- ما النتيجة التي تريدها الجهه المالكه في نهاية هذا المشروع؟
- كيف تبدو الجودة بالنسبة لهم؟
- كيف يمكن تلبية توقعاتهم؟
- كيف سيتم تحديد ما إذا كانت مقاييس الجودة ستؤدي إلى نجاح المشروع؟
ثالثا: المفهوم الثالث لإدارة الجودة هو ضمان الجودة.
ضمان الجودة، والذى يتعلق بتقييم ما إذا كان مشروعك يتجه نحو تقديم خدمة أو منتج عالي الجودة. على عكس معايير الجودة وتخطيط الجودة،
فإن ضمان الجودة يمتد على دورة حياة المشروع بأكملها، بدلاً من أن يحدث في مرحلة محددة. يجب أن تتضمن خطة الجودة الخاصة بك عمليات تدقيق منتظمة للتأكد من أن كل شيء سيتم التخطيط له واتباع الإجراءات اللازمة. ضمان الجودة هو المكان الذي فيه يتم الحصول على المنتج الدقيق الذي تم التعاقد عليه.
رابعا : مراقبة الجودة
تتضمن مراقبة الجودة مراقبة نتائج المشروع والتسليم لتحديد ما إذا كانت تلبي النتائج المرجوة أم لا. إذا لم يكن الأمر كذلك، فيجب اتخاذ إجراءات بديلة.
إدارة الأداء
تقييم الأداء وهو قياس أداء الأفراد والفريق ككل والتأكد من توافقه مع الأهداف المحددة لا يتم إلا بتجميع البيانات وتحليلها ولذلك يابنا لنتعرف على الخطوات ال 6 المستخدمه فى جمع البيانات :-
الخطوات الست لتحليل البيانات
ماهى البيانات ؟؟
البيانات عبارة عن مجموعة من الحقائق أو المعلومات، ومن خلال تحليل البيانات، نستطيع إتخاذ قرارات جيده بشأن المشكلات المختلفه وضمان تحسين العملية.
تحليل البيانات
هى عملية جمع المعلومات وتنظيمها للمساعدة في استخلاص النتائج وحل المشكلات واتخاذ قرارات مستنيرة ودعم أهداف المشروع .
فهناك ست خطوات رئيسية متضمنة في تحليل البيانات وهى :
- أولا طرح الأسئله : للمساعدة في صياغة التحليل يجب التركيز دائما على المشكله نفسها وليس فقط الأعراض
- ثانيا تجميع وإعداد البيانات : مرحله جمع البيانات وتخزينها .
- ثالثا المعالجة والفلتره : وفيها يتم تنظيف جميع البيانات، وإدخالها في جدول منظم، بعد إزالة التناقضات والبيانات الغير دقيقه والمكرره والتحقق من صحه البيانات وتكاملها وخلوها من أي أخطاء مطبعيه أو إملائيه .
- رابعا التحليل والإستنتاج : وهنا، ستقوم بتحويل البيانات وتنظيمها بطريقة مركزه على النطاق الكامل للنتائج حتى تتمكن من معرفة ما تعنيه كل هذه النتائج بعد إلقاء نظرة فاحصة على البيانات لإستخلاص الإستنتاجات واتخاذ القرار بشأن الخطوات التالية.
- خامسا الفصح ومشاركة النتائج : مع فريق العمل وفيها تستخدم تصور البيانات لتنظيم البيانات بتنسيق واضح وسهل الفهم لفريق العمل
- سادسا بدء التنفيذ : وفقا للنتائج لحل مشكلة العمل الأصلية.
يعد إجراء تحليل البيانات عملية أساسية لفهم احتياجات الشركة وتحدياتها وتحديد الحلول الفعّالة.
الطرق المختلفة لتصور البيانات (Data Visualize)
سنستعرض مجموعة متنوعة من المخططات والرسوم البيانية التي يمكنك إستخدامها لتمثيل البيانات بصريًا.
أشكال التصورالبياني الشائعة
وفقا للغرض ونوع البيانات والمعلومات التي نريد عرضها لأفراد العمل ، يتم تحديد تصور البيانات الصحيح للإستخدام ، فالغرض من تصور البيانات هو توضيح الأتى :
- إظهار العلاقات : كمخططات التشتت، التى تظهر العلاقة بين مجموعات البيانات، ويمكن أن تساعدنا في فهم تأثيرعامل واحد على آخر.
- مقارنة القيم : تستخدم الرسومات البيانية الشريطية لمقارنة قيمتين أو أكثر
- إظهار التركيب : الرسومات البيانيه الدائريه تُظهر لنا مقدار جزء ما ونسبته من الكل .
- تحليل الاتجاهات والسلوكيات : تعد الرسوم البيانية الخطية أداة رائعة لإظهار التغيير بمرور الوقت بصريًا.
 |
| Data Visualizations |
وهنا قد وصلنا إلى نهايه مرحلة التحكم والمراقبة وقد تأكدنا من أنها تلعب دورًا حاسمًا في ضمان نجاح المشروع من خلال الحفاظ على التوازن بين مختلف عناصر المشروع والتأكد من تحقيق الأهداف المحددة بكفاءة وفعالية.