إستراتيجيات تحليل الموقع العام وتقييمه site analysis and assessment strategies

Planning phase

مرحله التخطيط  لمشروعات اللاندسكيب (Planning)

هى المرحله الثانيه من مراحل عمر المشروع وفيه يتم توقيع أصحاب المصلحة على ميثاق المشروع ومن هنا فنحن على إستعداد تام لبدء مرحله التخطيط.

يعد التخطيط جزءًا مهمًا لضمان نجاح المشروع، التخطيط مهم لأي مشروع سواء كان كبيرا أو صغيرا. 

 يساعد التخطيط على  فهم العمل المطلوب لتحقيق الأهداف و يساعد أيضا في تنسيق الجهود والجداول الزمنية مع فرق العمل والمقاولين والموردين.

يمنحك التخطيط الجيد الوقت لتحديد المخاطر التي قد تؤثر على المشروع والإستعداد التام لتلك المخاطر بأنواعها ، حيث تتمثل المخاطر فى تأخر الجدول الزمني، أو ترك أحد أعضاء الفريق المهمين لوظيفته ، أو تغيير إتجاه المشروع أو جزء منه وفقا لمتطلبات صاحب المصلحة الأساسي.

يمنحك التخطيط أيضًا فرصة لتبادل الأفكار حول طرق التخفيف من هذه المخاطر أو معالجتها ، ومن أحد أهم فوائد التخطيط هو الحرص على العمل الجماعي، والذي يصل بالمشروع حتى خط النهايه .

المكونات الرئيسيه لمرحله التخطيط

 تخطيط المشروع لا يجب أن يكون مثالى فى بدايه الأمر ( التخطيط المبدئى) ، فمن المحتمل أن تتغير الخطة مع تطور المشروع ، وقد تختلف مرحلة التخطيط من مشروع إلى آخر، ولكن بشكل عام يتم وضع أنشطه رئيسيه خلال هذه المرحلة .

1. التصميم (Design)
2. الجدول الزمني (Time Schedule)
3. الميزانية (Budget)
4. خطة إدارة المخاطر (Risk Management)
5. إداره المشتريات (Procurement Management)
6. إداره التواصل (Communication Management)

التصميم وإعداد الرسومات (Design & Preparing drawing )

تعتبر هذه المرحلة حاسمة بالنسبة لكل من مصممى اللاندسكيب والعميل أو الجهه المطوره بشكل عام ليكون لديهم تواصل مفتوح وواضح حول المقاييس والأهداف النهائيه للمشروع.

يحتاج كلا الطرفين (المصمم و أصحاب المصلحه ) إلى طرح الكثير من الأسئلة وتبادل الأفكار وإيجاد أفضل الحلول لتحقيق أهداف التصميم النهائيه.

يجب الأخذ في الإعتبار جميع القوانين واللوائح المحلية والحكومية أثناء مرحله التصميم، قد تكون هناك حاجة أيضا إلى عمل أبحاث إضافيه إعتمادا على العوامل البيئيه أو متطلبات التصميم أو القيود الوظيفيه .

مثل الإستخدامات المختلفة للمساحات وإختيار المواقع المفضلة لتمديد المرافق العامه وإختيار أنواع النباتات وتحليل الموقع ككل لإختيار التصميم الأنسب.

تجهيز وإصدار الرسومات الأوليه

بناءً على الفكره المبدئيه ، يتم إعداد رسومات أوليه (Draft layouts) تكون بمثابة مخطط تقريبي يُظهر توزيع عناصر المشروع المختلفة، مثل المباني والطرق والمساحات الخضراء والممرات، وذلك بالنسب المطلوبة.

هذه في الواقع مرحلة متعدده الخطوات، ويتعاون المكتب الإستشارى المختص بأعمال التصميم مع العديد من مهندسى المجالات الأخرى بما في ذلك المهندسين المدنيين والمهندسين الجيوتقنيين وعلماء البيئة وغيرهم من أجل البحث وتطوير التخطيط.

تتضمن هذه المرحلة التصميم الأولي و المفاهيمي وكثيرا ما نلجأ لعمل (إسكتشات ورسومات تصويريه يسهل فهمها من قبل الجهه المالكه للمشروع) .

وأيضا يتم تطوير التصميم بعمل رسومات ثلاثيه الأبعاد والنمذجه (3D Modeling and Visualization) ، وفى بعض الأحيان يمكن التطرق لعمل نماذج (Prototyping and Mock-ups) فى المشروعات الفريده والغير تقليديه (كمشروع نيوم بالمملكه العربيه السعوديه ) .

إصدار وثائق البناء

إصدار وثائق البناء وإرسالها للمقاول قبل أن يبدأ فريق العمل فى التنفيذ لتصبح مرحلة نهائيه لعمليه التصميم وبدايه التنفيذ.

( يجب أن يحصل المشروع على جميع التصاريح المناسبة ، والتأكد من إتباع جميع القوانين واللوائح المحلية أو الحكومية لتفادى أى عقوبات أو غرامات والذى حتما سينعكس على مده المشروع ) .

الجدول الزمني (Time schedule)

يُعد إنشاء جدول زمني مفصل وواقعى خطوة أساسية في مرحلة التخطيط لمشروعات اللاندسكيب ، ولذا هيا بنا للتعرف على خطوات إنشاء جدول زمني لمشروعات اللاندسكيب:

أولا نبدأ بتقسيم المشروع إلى Work Breakdown Structure :

1. مهام فرعية لتكون واقعيه وقابله للتحقيق.
2. تحديد كل مهمة بوضوح مع ذكر جميع الأنشطة المطلوبة لإنجازها.
3. عمل قائمة بجميع المهام، مع وضع التسلسل المنطقي بينها.

ثانيا تقدير المدة الزمنيه لكل مهمة Duration estimation :

1. لنفس القائمه السابقه التى بها المهام المختلفه يتم إدراج المدة زمنية الواقعية لإنجاز كل مهمة، مع الأخذ بعين الاعتبار تعقيدها وحجمها.
2. يجب إستشاره مهندسين التنفيذ ذوي الخبرة في مجال التنفذ وإنشاء مشاريع اللاندسكيب لتقدير مدة كل مهمة بدقة.
3. علينا وضع تواريخ نهائيه للعلامات المميزة في الجدول الزمني كمحطات ومؤشرات بسير العمليه (Milestones).

من الأخطاء المرتكبه أثناء تقدير مده تنفيذ البند وهو إضافه فترات زمنيه لتفادى أى تأخيرات أو أى ظروف طارئه أثناء تنفيذ البند ولكن هذا يسوقنا إلى عمل جدول زمنى غير واقعى ولايخدم المشروع .

فالصحيح هو :

إستخدام صيغة بيرت (PERT) و هي إختصار لـ "Program Evaluation and Review Technique"

وهي طريقة لتقييم وفحص البرامج والمشاريع وتستخدم لحساب المدة المتوقعة لإنجاز المهمة و وقت الانتهاء وذلك باستخدام المعادلة التالية:

(O + (4 × M) + P) ÷ 6

على أن يتم قياس هذه المدد بالدقائق أو الساعات أو الأيام أو حتى الأسابيع.

شرح المعادله

• E.T (Expected Time) :- المدة المتوقعة : هي متوسط الوقت الذي يُتوقع أن تستغرقه المهمة لإكمالها.
• O (Optimistic Time) :- تمثل أقصر مدة ممكنة لإنجاز المهمة في ظروف مثالية.
• M (Most Likely Time) :- تمثل أكثر مدة مرجحه لإنجاز المهمة بناءً على الخبرة أو التقدير.
• P (Pessimistic Time) :- تمثل أطول مدة ممكنة لإنجاز المهمة، مع الأخذ بالاعتبار التأخيرات أو العقبات المحتملة.

ثالثا ترتيب المهام حسب الأولوية Dependencies:

1. حدد المهام ذات الأولوية القصوى التي يجب إنجازها أولاً.
2. تأكد من أن ترتيب المهام يُراعي التسلسل المنطقي لتنفيذ المشروع ولا مانع من الاعتماد على الآخرين عند تحديد ترتيب المهام.

رابعا تحديد الموارد لكل مهمة Resources :

1. علينا تحديد الموارد البشرية عن طريق معرفه معدل الإنتاجيه لكل بند (Productivity Rate )  والموارد المالية اللازمة لإنجاز كل مهمة بتحليل البنود وطريقه التنفيذ (Method Statement ).
2. علينا التأكد من تخصيص الموارد بشكل كاف لضمان إنجاز كل مهمة في الوقت المحدد.
3. ضع خطة بديلة في حال عدم توفر الموارد اللازمة لإنجاز أي مهمة (كزياده العماله لبند ما أو زياده فترات العمل أو توريد مواد بديله لتوفير الوقت وهذا ضمن إداره المخاطر).

        خامسا تحديد المسؤولين عن كل مهمة:

1. لابد من تعيين بعض الأشخاص والمسؤوله عن كل مهمة في المشروع.
2. توضيح أدوار ومسؤوليات كل فرد في الفريق ضرورى لتفادى أى تخبط أو مشكلات مستقبليه.
3. تحديد وسائل مناسبه للتواصل بين أعضاء الفريق لضمان التنسيق الفعال والسريع وتجنب سوء الفهم.

       سادسا مراجعة وتحديث الجدول الزمني:

1. مراجعة الجدول الزمني بشكل دوري أمر ضرورى وطبيعى لمتابعة التقدم المحرز وإجراء التعديلات اللازمة.
2. التحلى بالمرونه استجابةً لأي تغييرات أو تحديات طارئة.

بعض الأدوات المفيدة والمستخدمه لإنشاء جدول زمني لمشروع لاندسكيب:

• برامج إدارة المشاريع: مثل Primavera P6 و Microsoft Project.
• الجداول الإلكترونية: مثل Microsoft Excel و Google Sheets.
• التقويمات: مثل Google Calendar و Outlook Calendar.
• المخططات الزمنية والتقارير :كأدوات مرئية تُساعد على عرض المهام وتواريخها بشكل توضيحي.

الميزانية (Budget)

تمثل التكلفة الإجمالية لإستكمال بنود المشروع تشمل تكلفه شراء المواد أو تأجير معدات أو إجور عماله أو مرتبات أو تجهيزات موقع وخلافه ، و يجب تقسيم التكلفة الإجمالية لتحديد المبلغ الذي يجب إنفاقه فى مده زمنيه محدده للتحكم فى ميزانيه المشروع .

إدارة المخاطر (Risk management )

لا يخلو أى مشروع من المخاطر كطبيعه منطقيه وبناءا عليه يأتى المكون الثالث من مرحلة التخطيط وهو إداره المخاطر مما يعني البحث عن المشاكل المحتملة والتخطيط المسبق لها إما بتفاديها أو تخفيفها أو تحميل طرف أخر جزء منها أو قبولها والتعامل معها

التخطيط الجيد للمشروع يعني البحث عن الأماكن التي قد تحدث فيها مشكلة ، أين إحتماليه الإنحراف عن الجدول الزمنى ؟ أين يمكن أن تتجاوز الميزانية التقديرات المقدره لها ؟ ومن هنا فيجب الإهتمام بعمل خطه محكمه نوعا ما لإدراه المخاطر المحتمله ومعرفه مدى تأثيرها على المشروع .

إجتماع بدء المشروع (kick of meeting)

من المهم عقد إجتماع ليكون بمثابة بداية رسمية لتخطيط المشروع. حيث إجتماع بدء المشروع هو الإجتماع الأول الذي يجتمع فيه فريق المشروع معا ليتعرف الجميع على رؤية مشتركة، وإكتساب فهم مشترك لأهداف المشروع ونطاقه، وفهم الأدوار الفردية لكل شخص داخل الفريق.

حضورالإجتماع الإفتتاحي يكون من قبل أعضاء الفريق الذين تم تحديدهم في مخطط RACI ، الذي تم إنشاؤه خلال مرحلة البدء.

مخطط RACI والذى في تم تحديد الأدوار والمسؤوليات للأفراد أو الفرق لضمان إنجاز العمل بكفاءة .

خلال الإجتماع الإفتتاحي، سيتعلم أعضاء الفريق المزيد حول كيفية مساهمتهم في المشروع وكيف سيحصلون على فهم أعمق لكيفية عمل الفريق معا للوصول إلى أهداف المشروع وتوضيح الأعمال ضمن النطاق، والأعمال التى خارج النطاق.

مثل خطة المشروع التي تم إنشاؤها في جدول WBS وبرامج إدارة المشروعات مثل Asana & Primavera ، كيفية تواصل الفريق مع بعضهم البعض، مثل تحديثات البريد الإلكتروني اليومية وغرفة دردشة الفريق واجتماعات تسجيل الوصول الأسبوعية للفريق.

بمجرد الإنتهاء من جدول أعمال الإجتماع، يجب توثيق هذه المعلومات في نماذج خاصه وإرسالها إلى جميع الحاضرين.

إداره المشتريات ( Procurement )

وضع خطه للمشتريات هو من أهم الخطوات لتفادى أى مخاطر بسبب تأخير التورديات خاصه المواد طويله الأجل (Long term) فمن المهم أن تكون مستعدًا .

عادة ما تكون هناك خمس خطوات تشترك فى عمليات الشراء :-

• دراسه البنود وتحليلها : جيدا لتحديد المواد المراد شراءها والمواد الموجوده بالفعل فى مخازن الشركه والمواد المراد توريدها من دول خارجيه والتى يؤثر تأخيرتوريدها تأخر للجدول الزمنى للمشروع كله .
• إختيار الموردين : بعد الفرز والتصنيف طبقا لسرعه التوريد وتوافرالكميات بكثره لديهم ومرونه التوريد فى أى وقت وطريقه الدفع .
• كتابة العقود : وصياغتها ووضع الشروط العامه والخاصه وتجهيزمرفقات التعاقد والملاحق ومن ثم التوقيع عليها .
• التحكم : وهي عندما تقوم بإجراء المدفوعات وإعداد الخدمات اللوجستية والمتطلبات للحفاظ على الجودة وضمان تلبية إتفاقية الخدمة.
• الإنتهاء : حيث يمكنك قياس نجاح عملية الشراء وتسجيل الموردين و الأسعار فى جداول خاصه لتصبح قاعده بيانات قويه للشركه .

إداره التواصل (Communication Plan)

هى خطة الإتصال للمشروع الغرض منها تسهيل التواصل بين المنظمات والإدارات المختلفه داخل المشروع وأيضا فرق العمل بالمشروع ، وفيها يتم تحديد كيفية مشاركة المعلومات، ومن يحتاج إلى تلقيها ومن ليس بالضرورى يحتاج لمعرفتها 

وتحديد الوسيله المناسبه لسرعه التواصل وتسهيل المعلومه كالأيملات أو الإجتماعات الدوريه أوالإتصالات الهاتفيه ، فيما يلي نستعرض تبسيط لمنهجيه إداره التواصل

• تحليل وتحديد أصحاب المصلحة : حدد جميع أصحاب المصلحة المشاركين في المشروع. ويشمل ذلك أعضاء الفريق والإدارة والعملاء والبائعين وأي أطراف أخرى لها مصلحة في نتائج المشروع.
• أهداف الإتصال : قد تشمل الأمثلة إبقاء أصحاب المصلحة على إطلاع مستمر، وإدارة التوقعات، وحل النزاعات، وتعزيز التعاون.
• الرسائل الرئيسية : حدد النقاط الرئيسية التي يجب توصيلها خلال المشروع ، يمكن أن تشمل هذه الرسائل تقرير فنى أو مالى يبين مدى تقدم المشروع أو بيانات بالتغييرات في النطاق أو الجدول الزمني أوتحديثات لسجلات المخاطر أو المشكلات.
• وسائل الإتصال: يجب تحديد الوسائل الأكثر فعالية للتواصل بناء على تفضيلات وإحتياجات أصحاب المصلحة ، يمكن أن يشمل ذلك البريد الإلكتروني والإجتماعات وأدوات إدارة المشاريع أو الخطابات أوالتقارير الرسمية.
• التكرار والتوقيت : تحديد عدد المرات التي يجب أن يتم فيها الإتصال ، ومتى سيتم ذلك ، قد يتم جدولة ذلك أسبوعيا أو شهريا أو عند الوصول لكل هدف رئيسى بالمشروع ، يجب الأخذ فى الإعتبار المناطق الزمنية وساعات العمل ..
• تحديد المسؤوليات : يجب تعيين الأدوار والمسؤوليات الخاصة بالتواصل ، حيث من المسؤول عن إرسال التحديثات وتنظيم الإجتماعات والرد على الإستفسارات ؟ تأكد من أن أعضاء الفريق يعرفون أدوارهم وأنهم قادرون على التواصل بشكل فعال.
• إجراءات التصعيد : حدد متى يتم عملية التصعيد للمشكلات أو المخاوف التي لا يمكن حلها على مستوى بعض الإدارات ، حيث التصعيد لمشاركه المسؤولون فى وقت مبكر أفضل من التأخير وتعقيد الأمور .
• التوثيق والأرشفه : يتم التوثيق الدائم لسجلات الإتصالات المتعلقة بالمشروع ، بما في ذلك محاضر الإجتماعات والمراسلات سواءا بالبريد الإلكتروني أو الخطابات الورقيه ، وهذا يضمن الشفافية والمساءلة، ويوفر مرجعا للمناقشات المستقبلية.
• المراجعة والتنقيح : يجب المراجعه الدوريه وتحديث خطة الإتصال بانتظام مع تقدم المشروع .

وأخيرا

تذكر أن التواصل الفعال ضروري لنجاح المشروع، لذا فإن استثمار الوقت والجهد في تطوير خطة إتصال شاملة يمكن أن يؤتي ثماره على المدى الطويل.

تعديل المقال