 |
| Monitoring and Controlling |
ماهى مرحله المراقبه والتحكم (Monitoring and Controlling) ؟
مرحلة التحكم والمراقبة هي واحدة من المراحل الأساسية في دورة حياة المشروع.حيث تستمرهذه المرحله طوال فتره التنفيذ وحتى إغلاق المشروع، وفيها يتم مراقبة الأداء الفعلي للمشروع مقارنة بما تم تخطيطه ومن ثم إتخاذ الإجراءات اللازمة للتحكم وضمان الجوده.
تهدف هذه المرحلة إلى ضمان سير المشروع وفق الخطة الموضوعة وأنه يحقق الأهداف المحددة ضمن الوقت والميزانية المحددين.
يجب أولا معرفه ماهى عمليه التتبع ؟ Tracking
هى طريقة لمتابعة تقدم أنشطة المشروع وتساعد في قياس أداء المشروع بإنتظام لتحديد الإنحرافات عن خطة المشروع وضمان بقاء المشروع على المسار الصحيح.
وما المقصود بإنحراف المشروع عن مساره ؟؟ Deviation
هو أي شيء يغير المسار المخطط له للمشروع
ملحوظه
ليس بالضرورى أن يكون إنحراف المشروع عن مساره الأصلى له تأثيرا سلبيا
مثال :-
- التأخرعن الجدول الزمنى أوزياده نطاق الأعمال أو حدوث مشاكل إداريه (له تأثر سلبي)
- توفير التكلفه بإستخدام مواد أقل جوده أو تقليص نطاق الأعمال (له تأثير إيجابى)
ما الذي يجب علينا تتبعه على وجه التحديد؟؟
- الأنشطه المختلفه والمهام الرئيسية.
- الجدول الزمنى للمشروع ومراقبه تواريخ المعالم الرئيسيه وتاريخ الإنتهاء الكلى للمشروع.
- مراقبه الميزانيه لضمان عدم الإفراط في الإنفاق.
- القرارات الرئيسية والتغييرات والتبعيات والمخاطر التي يتعرض لها المشروع
- مراقبه الأداء ومقارنته بالأهداف الفعليه والمعايير المحدده.
ماهى الأدوات المستخدمه في تتبع المشروعات؟؟
وهنا نستعرض بعض أدوات إدارة المشاريع والقوالب التي يمكن استخدامها لتتبع أنشطة المشروع المختلفه
- مخطط Gantt Chart
- خارطة الطريق Roadmap Chart
- مخطط الإحتراق.Burndown Chart
- تقارير حاله المشروع. Project Status Report
أولا : مخططات جانت Chart Gantt
أحد أكثر طرق التتبع شيوعًا ويمكن إستخدامه لجميع أنواع المشاريع ويتم تحديثه مع تقدم المشروع.
يقيس مخطط جانت المهام مقابل الوقت ويتضمن المهام المختلفه والترتيب الذي يجب أن تكون عليه المهام، ويكثرإستخدامه في المشاريع التي تحتوي على الكثيرمن المهام والتبعيات والمعالم، والمشاريع التي تضم فرقًا كبيرة.
يقيس مخطط جانت المهام مقابل الوقت ويتضمن المهام المختلفه والترتيب الذي يجب أن تكون عليه المهام، ويكثرإستخدامه في المشاريع التي تحتوي على الكثيرمن المهام والتبعيات والمعالم، والمشاريع التي تضم فرقًا كبيرة.
ترتيب المهام المختلفه وعلاقتها بالمسارالحرج في مخطط جانت
يجب معرفه التبعيات أولا (Dependencies)
وهي العلاقة التي تربط المهام المختلفة معا وتتحكم في ترتيب تلك المهام وغالبًا ما تكون سببا في تأخر الجدول الزمنى للمشروع قد تكون هناك علاقة بين مهمتين أو أكثر من مهام المشروع ولذلك يجب التعرف على تلك التبعيات .
- التبعيات التتابعية FS (Finish-to-Start): الإنتهاء من المهام قبل البدء في أخرى .
- التبعيات التزامنية SS (Start-to-Start): حيث يجب أن تبدأ مهام معينة في نفس الوقت.
- التبعيات الانتهاء إلى الانتهاءFF (Finish-to-Finish): حيث يجب أن تنتهي المهام في نفس الوقت.
- التبعيات البدء إلى الانتهاء SF (Start-to-Finish): حيث يجب أن تبدأ مهمة قبل أن تنتهي المهمة الأخرى.
تحديد المسار الحرج (Critical Path):
المسار الحرج هو سلسلة من المهام التي تحدد أقل مدة زمنية لإكمال المشروع ، وأي تأخير في هذه المهام سيؤثر مباشرة على تاريخ الإنتهاء النهائي للمشروع Deadline Date.
يساعد تحديد المسار الحرج في التركيز على المهام التي يجب إدارتها بشكل دقيق لتجنب تأخير المشروع.
 |
| Critical Path & Deadline |
خطوات سريعه لعمل مخطط جانت بشكل فعال
- تحديد جميع المهام والأنشطة وتقسيم المشروع إلى مهام فرعية كما هو فى Work breakdown Structure WBS
- تحديد التبعيات والتى تربط العلاقات بين المهام بإستخدام أنواع التبعيات المختلفة (FS، SS، FF، SF).
- تقدير المدة الزمنية لكل مهمة مع تحديد البداية والنهاية المتوقعة لكل مهمة بناءً على التبعيات المحددة.
- إعداد مخطط جانت بإستخدام إحدى برنامج إدارة المشاريع مثل Microsoft Project، Asana ، Primavera .
- مراقبة ومتابعة تقدم المهام بإنتظام وتحديث المخطط ليعكس التقدم الفعلي.
- تحديد المسار الحرج ومراقبته بشكل دقيق مع إتخاذ الإجراءات اللازمة لضمان عدم حدوث تأخيرات في المهام الحرجة.
 |
| Work Breakdown Structure |
ملحوظه
تحديد العلاقات بين المهام في مخطط جانت وترتيبها بشكل صحيح هى مسؤليه مشتركه لطاقم التخطيط بالتعاون مع فريق الموقع للإستفاده من خبراتهم فى طرق تنفيذ المهام والموارد اللازمه لكل نشاط
ثانيا : خرائط الطرق Roadmap Chart
خرائط الطرق مناسبة بشكل أفضل لتتبع المعالم الكبيرة في المشروع التي تمثل نقاط التحول أو الإنجازات الهامة في المشروع.
وفيه يتم تقسيم الجدول إلى أرباع تعكس الجدول الزمني للمشروع. حيث يكون الربع هو فترة 3 أشهر يتم سرد المعالم الرئيسية لكل ربع فيها.
 |
| Roadmap |
 |
| Roadmap |
ثالثا : مخططات الإحتراق Burndown
تقدم هذه المخططات نظرة سريعة على كمية العمل المتبقية مقارنة مع الوقت المتاح لإنجاز المشروع.
هي الأنسب للمشاريع التي تستخدم المنهجيات الرشيقة (Agile) ، وهي رائعة للمشاريع التي يكون فيها الإنتهاء في الوقت المحدد هو الأولوية القصوى.
تكشف مخططات الإحتراق عن مدى سرعة عمل الفريق من خلال عرض مقدار العمل المتبقي نسبه للوقت المتبقي لإكمال العمل .
 |
| Burndown Chart |
فائده عمليه التتبع ومراقبه الأداء
- تحديد الثغرات ومعالجتها.
- إبقاء جميع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة على إتصال بالمواعيد النهائية والأهداف لضمان رؤية الجميع للتقدم المحرز في المشروع.
- التعرف على المخاطر والمشكلات مبكرا وإتخاذ القرارات المناسبه للحل.
- الحصول على صورة واضحة ومحدثة عن الحالة العامة للمشروع.
ومن هنا وبتوفير الرؤيه الكامله وبالشفافيه المطلوبه يستطيع فريق المشروع بإتخاذ الإجراءات التصحيحية للأجزاء المختلفة من المشروع.
رابعا : تقارير حالة المشروع Project Status Reports
إحدى الأدوات المستخدمه فى تتبع المشاريع وتقييمها هو إعداد التقارير الدورية والتي تصف حاله تقدم المشروع وأي إنحرافات قد تطرق على خطة المشروع حيث يعتبرأداة إتصال فعّالة لنقل تحديثات دائمه للفريق وأصحاب المصلحة .
ملحوظه
عادةً ما يتبع قسم الملخص (Summry) بدمج الجدول الزمني أو مخطط جانت كملاحق لتقرير حاله المشروع.
المكونات الرئيسية لتقرير حالة المشروع Project Status Report
هو مستند يوضح بإنتظام مدى تقدم المشروع وفقًا لخطة المشروع الرسمية. يتم مناقشته عادةً في إجتماعات حالة أسبوعية أو نصف شهرية مع أصحاب المصلحة في المشروع والعملاء وفريق العمل وتشمل مكوناته :-
- أولا اسم المشروع: يجب أن يكون محددًا حتى يمكن فهم الهدف العام للمشروع
- ثانيا التاريخ: يمكن إنشاء التقارير أسبوعيًا أو شهريًا حسب الحاجه وبالتالي يجب ذكر التاريخ لكل تقرير مع كتابه سجلا تاريخيا لحاله المشروع وتحديثه مع الوقت.
- ثالثا الملخص العام للتقرير: يلخص أهداف المشروع وجدوله الزمني وأبرز النقاط وأوجه القصور لتسهيل قرائته من قبل أصحاب المصلحة.
- رابعا حاله المشروع: توضح حالة المشروع التقدم الفعلي مقابل التقدم المخطط له ، يمكن إستخدام ألوان (RAG) كنمط إشاره المرور للإشارة إلى الحالة العامة للمشروع، بالإضافة إلى حالة الإنجازحيث تشير الألوان إلى:-
- اللون الأحمر إلى وجود مشكلات تحتاج إلى حل وأن هناك تأخير أو تجاوز بالميزانيه بشكل كبير.
- اللون الأصفر أن هناك مشكلات محتملة في الجدول الزمني أو الميزانية.
- اللون الأخضر أن الجدول الزمني والميزانية يعملان بشكل جيد.
- خامسا المعالم والمهام: تحديد المهام التى تم إنجازها والمعالم الرئيسيه التي تم الوصول إليها حتى يسهل على أصحاب المصلحه تصور حاله الإنجاز دون الدخول في التفاصيل.
- سادسا ذكر المشاكل: تتضمن المشكلات الحواجز الحالية التي يواجهها المشروع والمخاطر المحتملة.
ملخص
وبعد معرفه أدوات التتبع المختلفه والتى تحسن من عمليه التواصل مع الأطراف المعنية كأعضاء الفريق والإدارات المختلفه والعملاء والموردين.
قد تأكد الجميع من ان التواصل هو أمربالغ الأهمية لنجاح المشروع ،وإنه شريان الحياة للمشروع بأكمله ، حيث يبدأ التواصل قبل أن يبدأ المشروع ويستمر بثبات طوال الفترة المتبقية من المشروع.
ملحوظه
- على الرغم من أن مديري المشاريع يقضون حوالي 90٪ من وقتهم في التواصل إلا أن معظم المشاريع تعاني من إنقطاع الإتصال الفعال.
حيث أن التواصل الفعال هو تنقل المعلومات بسهوله وبشكل متسق ومتماسك حتى يفهم الجميع الوضع الحالي للمشروع.
ماهى وسائل الإتصال المستخدمه فى المشاريع ؟
هناك العديد من الأدوات المستخدمه للتواصل مع الجهات المختلفه التي تهدف إلى ضمان تواجد الجميع على نفس المسار طوال مدة المشروع وتشمل:
- البريد الإلكتروني والرسائل:
- الخطابات الرسمية:
- الاتصالات الهاتفية:
- الإجتماعات الدورية ومؤتمرات الفيديو:
يمكن دمج أكثر من وسيلة في مشروع واحد وذلك بناءً على نوعية المشروع ومتطلباته وأهدافه، وكذلك تفضيلات الفريق والجهات المعنية.
استخدام وسائل متعددة يساهم في تحسين التواصل وزيادة فعالية العمل الجماعي.