 |
| Closure phase |
إغلاق مشاريع اللاندسكيب: الإجراءات الورقية والأرشفة ونهو الأعمال
إغلاق مشاريع اللاندسكيب هي مرحلة حاسمة لضمان استكمال جميع البنود وتسليم المشروع بشكل رسمي. تتطلب هذه المرحلة العديد من الإجراءات الإدارية والفنية لضمان عدم وجود أي التزامات معلقة، ولتسهيل إدارة المشاريع المستقبلية (Operation).تُعتبر مرحلة الإغلاق (Closure Phase) الخطوة الأخيرة في دورة حياة المشروع، وتهدف إلى إكمال جميع الأنشطة والتسليمات المطلوبة بشكل رسمي. وتشمل هذه المرحلة عدة أنشطة أساسية، مثل:
- إنهاء جميع الأعمال المتبقية.
- إجراءات الاستلام لبنود الأعمال.
- التوثيق والأرشفة للمستندات الخاصة بالمشروع.
- الإغلاق المالي وإعطاء الحقوق المالية.
- أعمال الصيانة.
- إزالة المنشآت المؤقتة.
- توثيق الدروس المستفادة.
- وأخيرًا، الاحتفال بإنجاز المشروع.
أولًا: إنهاء الأعمال الميدانية المتبقية
في هذه الخطوة، يتم مراجعة جميع البنود المتبقية في المشروع والتأكد من تنفيذها بالكامل وفقًا للعقود والمواصفات. وتشمل هذه المرحلة:
- إغلاق جميع طلبات التسليم (Inspection Requests - IRs)
يتم التأكد من تسليم جميع بنود الأعمال تباعًا، كل بند على حدة، حسب القسم المسؤول (Disciplines). ومن أفضل الممارسات إعداد سجلات خاصة لكل قسم، بحيث تتضمن:
- قائمة بجميع طلبات التسليم الخاصة بالقسم. مع توضيح حالة كل طلب (تم قبوله، بحاجة إلى تعديل، أو مرفوض).
- معالجة وإغلاق تقارير عدم المطابقة (Nonconformance Reports - NCRs)
يجب التأكد من تنفيذ جميع البنود وفقًا للمعايير المطلوبة، وذلك من خلال:
- تقديم طلبات استلام منفصلة تُثبت معالجة المقاول للعيوب المذكورة في تقارير عدم المطابقة. والتأكد من إغلاق جميع التقارير بشكل رسمي بعد تنفيذ الإصلاحات المطلوبة.
- تقديم إخطار استكمال الأعمال والتسليم الابتدائي
بعد التأكد من إنهاء جميع الأعمال، يحق للمقاول تقديم إخطار للجهة المالكة يفيد باستكمال الأعمال وجاهزيتها لمرحلة التسليم الابتدائي. بعدها، حيث يقوم المالك بإرسال خطابًا رسميًا إلى الجهة الاستشارية لبدء إجراءات التسليم الابتدائي الخاصه بالعقد المحدد ، مع تحديد مدة مناسبة (عادةً أسبوع من تاريخ الإخطار).
ثانيا: إعداد قوائم الملاحظات النهائية (Snag List)
تتولى الجهة الاستشارية توزيع المهام على جميع الأقسام المتخصصة باللاندسكيب، بحيث يقوم كل قسم بإعداد قائمة ملاحظاته على الأعمال المنجزة. تشمل هذه القوائم:- تحديد الأعمال غير المكتملة (Pending Work) كأولوية قصوى.
- رصد العيوب التنفيذية العامة وتوثيقها مع تحديد أماكن الملاحظات بدقة على رسومات توضيحية لتسهيل الوصول إليها وإصلاحها.
من أفضل الممارسات عند إعداد قوائم الملاحظات:
- إعداد قوائم منفصلة لكل قسم لتسهيل التوزيع على المختصين والعمل بالتوازي.
- تدعيم القوائم بالصور التوضيحية للعيوب المرصودة.
في بعض الحالات، تحديد الكميات التقريبية لحجم التلفيات، مثل تحديد عدد الأشجار التالفة أو مساحة الشجيرات والنجيل الطبيعي المتضرر. - تجنب الملاحظات العامة قدر الإمكان، والتركيز على التفاصيل المحددة.
- تحديد مهلة زمنية واضحة لإلزام الجهة التنفيذية بإصلاح الملاحظات وتسليم الأعمال على أكمل وجه.
تضم عملية الاستلام عددًا من الأقسام المتخصصة، مثل:
- الأعمال الإنشائية (الجدران الاستنادية – العناصر المائية – الخزانات، إلخ).
- الأعمال المعمارية (التشطيبات – أعمال الفرش، إلخ).
- أعمال الزراعة.
- أعمال الري.
- أعمال الكهرباء.
- الأعمال الميكانيكية (حمامات السباحة، النوافير، الصرف المغطى).
إتمام عملية إغلاق المشروع بنجاح يتطلب التنسيق الدقيق بين جميع الأطراف، مع الالتزام بالإجراءات الإدارية والفنية لضمان تسليم المشروع وفقًا للمواصفات المطلوبة.
ثالثا: إجراءات الاستلام الابتدائي
تشمل هذه الخطوة التأكد من استلام جميع الأعمال والتأكد من عدم وجود أي تقارير عدم مطابقة (NCRs) غير مغلقة. وبناءً على ذلك، يبدأ الاستشاري في إصدار شهادات الاستلام الابتدائي (Taking Over Certificate - TOC)، والتي توضح أن جميع الأعمال قد تم تنفيذها وفقًا للرسومات والمواصفات المعتمدة. كما يتم توقيع محاضر استلام ابتدائية بين جميع الأطراف المعنية، بما في ذلك الاستشاري، المقاول، والمالك.
في بعض الأحيان، قد تكون الجهة المنفذة للأعمال ليست مقاولًا واحدًا، بل عدة جهات متخصصة، مثلا شركة منفذة لأعمال الزراعة والري ، شركة منفذة للأعمال الإنشائية والمعمارية وأخرى متخصصة في توريد وتركيب أعمال الفرش والمظلات، وغيرها. في هذه الحالة، يتم تنفيذ إجراءات الاستلام الابتدائي لكل عقد على حدة، بحيث يحصل كل مقاول على شهادة استلام خاصة بأعماله وفقًا لشروط العقد المبرم معه.
أهميه تاريخ شهادة الاستلام الابتدائي هو نقطة البداية لفترة الصيانة لأعمال الزراعة والري، فترة الضمان العشري للأعمال الإنشائية و فترة ضمان الأعمال العامة حتى تاريخ الاستلام النهائي للمشروع.
رابعا: إزالة المنشآت المؤقتة وتنظيف الموقع العام
في هذه المرحله تقوم شركه المقاولات بتفكيك وإزالة جميع المنشآت المؤقتة التي تم استخدامها أثناء التنفيذ، وتشمل:
- المنشآت المؤقتة الكرفانات والمكاتب المؤقتة الخاصة بالإداريين، المهندسين، وفنيي الإشراف.
- المستودعات والمخازن المؤقتة التي كانت تُستخدم لتخزين مواد البناء والمعدات.
- الأسوار المؤقتة والحواجز الأمنية التي تم تركيبها لحماية الموقع أثناء التنفيذ.
- أكشاك الأمن المتحركة التي تم وضعها خلال فترة التنفيذ.
- إزالة المخلفات والمواد الزائدة ونقلها إلى المقالب العمومية خارج الموقع.
- إزالة أي عوائق لضمان جاهزية الموقع للاستخدام من قِبَل المالك أو العملاء النهائيين.
- إصدار الإفراجات النهائية لجميع الموارد والمعدات المخزنة، والتأكد من عدم وجود أصول مرتبطة بالمشروع لم يتم تسويتها.
خامسا: التوثيق والأرشفة
يعد التوثيق الدقيق عنصرًا أساسيًا في إغلاق المشروع بنجاح، حيث يضمن حفظ جميع المستندات المهمة لتسهيل الرجوع إليها مستقبلًا، سواء خلال مرحلة تشغيل المشروع أو للاستفادة منها كخبرات ودروس مستفادة في المشاريع القادمة.ومن أهم إجراءات التوثيق والأرشفة:
أولا إصدار التقارير الختامية (Final Reports) والتي تتضمن البيانات الأساسية وتفاصيل المشروع.
- تقييم الأداء الخاص بالمقاول العام ومقاولي الباطن.
- الجداول الزمنية (الأولي، المخطط، والنهائي المنفذ فعليًا على أرض الواقع).
- تقارير مصورة ورسومات بيانية توضح مراحل التنفيذ والتقدم المحقق.
ثانيا التقييم النهائي لأداء المشروع
يتم تحليل النتائج المحققة مقارنة بالأهداف المخططة مسبقًا، مما يساعد في قياس كفاءة التنفيذ وتحديد نقاط التحسين المستقبلية.ثالثا أرشفة المستندات الفنية والإدارية
يتم حفظ جميع الوثائق المهمة رقميًا وورقيًا لضمان إمكانية الرجوع إليها بسهولة. وتشمل:- المخططات التنفيذية النهائية (As-built Drawings) التي تعكس الوضع الفعلي بعد التنفيذ.
- تقارير الأداء الخاصة بالمشروع.
- شهادات الضمان الخاصة بأنظمة الري (لوحات التحكم الذكية، المحابس، طلمبات الضخ، إلخ).
- شهادات الضمان الخاصة بأعمال الإنارة (لوحات التوزيع، الخلايا الشمسية، الكابلات، إلخ).
سادسا: الإغلاق المالي
تمثل مرحلة الإغلاق المالي الخطوة الأخيرة في تصفية الحسابات المالية للمشروع، حيث يتم التأكد من عدم وجود أي التزامات مالية غير محسومة. وفيها يتم :
- أولا مطابقة كميات البنود النهائية وفقًا للرسومات التنفيذية النهائية (QS Final).
- ثانيا تجميع جميع المطالبات المالية (Claims)عن طريق حصر جميع المطالبات المالية التي تمت الموافقة عليها من قبل الجهة المالكة والمتعلقة بـ أوامر التغيير (Variation Orders).
- ثالثا مراجعة الفواتير والمستخلصات المالية (Invoices) والتى فيها يتم تدقيق جميع الفواتير والمستخلصات لضمان مطابقتها للأعمال المنفذة مع التأكد من توثيق جميع الدفعات المالية وفق العقود المتفق عليها.
- رابعا إغلاق التعاقدات وذلك بإصدار شهادة الاستلام الابتدائي (TOC) والتي تؤكد استكمال جميع الأعمال وفق المواصفات.
- خامسا إغلاق جميع الحسابات المالية للمشروع، بما في ذلك الفواتير النهائية ، مراجعة النفقات والإيرادات وتوثيق البيانات المالية لضمان الشفافية والدقة.
- سادسا إصدار الإفراجات المالية الأولية عن طريق صرف المستحقات بعد التأكد من تنفيذ جميع البنود التعاقدية مع التأكيد على احتجاز النسب المتفق عليها حتى انتهاء فترات الصيانة والضمان وغالبًا ما يتم احتجاز 10% من قيمة أعمال الزراعة والري حتى انتهاء فترة الصيانة و5% من قيمة الأعمال المعمارية حتى انتهاء فترة الضمان.
سابعا: الصيانة وضمان الجودة
بعد تنفيذ المشروع، تبدأ فترة الضمان، والتي تتراوح عادةً بين 6 إلى 12 شهرًا، حيث يلتزم المقاول بإجراء الصيانة الدورية للحفاظ على جودة اللاندسكيب واستدامته.
- أعمال الزراعة والري
- متابعة صحة النباتات ومعالجة أي مشكلات لضمان استقرار المساحات الخضراء.
- إزالة النباتات التالفة وتقليم المزروعات بشكل دوري للحفاظ على المظهر الجمالي وتعزيز النمو السليم.الالتزام بجداول التسميد وفقًا للكميات والأنواع التي يحددها المتخصصون.
- مراقبة مصادر المياه والتأكد من كفاءة أنظمة الري والتصريف وإصلاح أي خلل لضمان استدامة الموارد المائية، بما يشمل: طلمبات الضخ، المحابس والرشاشات، نقاط التنقيط.
- صيانة أعمال الهاردسكيب والتشطيبات
- ️ فحص الأرضيات والممرات مثل الإنترلوك والبلاطات الحجرية، وإصلاح أي تشققات أو هبوط.
- ️ معالجة أي شروخ أو عيوب إنشائية تظهر خلال فترة الضمان.
- مراجعة فواصل التمدد المطاطية المستخدمة في فواصل التحكم والهبوط للعناصر الخرسانية.
- صيانة أعمال الإنارة والأنظمة الكهربائية عن طريق:
- فحص كفاءة وحدات الإضاءة الخارجية واستبدال التالف منها.
- التأكد من سلامة التوصيلات الكهربائية وفق معايير الأمان.
- تنظيف وحدات الإضاءة لتحسين توزيع الإضاءة والرؤية الليلية.
- صيانة وتأهيل الفرش والتجهيزات
- إصلاح العيوب في الأثاث الخارجي، مثل: مقاعد الجلوس والطاولات
- البرجولات والمظلات
- الخرسانة المسلحة بالألياف الزجاجية (GRC)
- إعادة شد وضبط أقمشة المظلات في مناطق الاستراحة أو مواقف السيارات.
- التحقق من سلامة ألعاب الأطفال والمعدات الترفيهية في المساحات المفتوحة
- صيانة سلات المهملات والتأكد من كفاءتها
- إعادة طلاء الهياكل المعدنية والخشبية المعرضة للتآكل
- إعادة شد وضبط أقمشة المظلات في مناطق الاستراحة أو مواقف السيارات
- التحقق من سلامة ألعاب الأطفال والمعدات الترفيهية في المساحات المفتوحة.
- صيانة سلات المهملات والتأكد من كفاءتها.
- إعادة طلاء الهياكل المعدنية والخشبية المعرضة للتآكل.
أهمية الصيانة في استدامة المشروع
- تساعد الصيانة الدورية على الحفاظ على المظهر الجمالي للموقع.
- تضمن استمرار عمل جميع المرافق بكفاءة وفق المخطط.
- تقلل من التكاليف المستقبلية لإصلاح المشكلات الكبيرة.
- بعد انتهاء فترة الضمان، يتم التعاقد مع شركات صيانة متخصصة لضمان استدامة العناية بالموقع.
ثامنا: الدروس المستفادة
تُعد الدروس المستفادة من أهم مخرجات مرحلة الإغلاق، حيث تُوفر رؤية واضحة حول نجاحات المشروع والتحديات التي واجهها. يساعد هذا التحليل في تحسين أداء المشاريع المستقبلية وتجنب تكرار الأخطاء، مما يرفع من كفاءة التنفيذ في المشاريع القادمة.فإليكم بعض الأمثله العمليه التى تم مواجهتها فى مشاريعنا السابقة.
أولا التحديات الفنية:
- هبوط مفاجئ لبعض المناطق بسبب وجود تربة غير صالحة للزراعة.
- صعوبة إيصال المياه لأعمال الري في المناسيب العالية نتيجة طبيعة التضاريس الصعبة.
ثانيا العقبات الإدارية:
- تأخير في إصدار بعض الموافقات من قبل المالك أو الجهات المختصة.
- بطء في اتخاذ بعض القرارات التنظيمية، مثل حل مشكلات استيراد طلمبات النوافير من بعض الدول الأوروبية.
ثالثا المشكلات اللوجستية:
- تأخر توريد المواد المستوردة بسبب إغلاق الموانئ والطرق أثناء جائحة كورونا، مما اضطر إلى استبدال بعض المواد المستوردة بأخرى محلية.
رابعا التحديات المالية:
- تجاوز التكاليف المتوقعة بسبب تغييرات في الرسومات أو المواصفات الفنية.
- تأخر صرف مستحقات المقاولين، مما أدى إلى تعطيل جزئي في تنفيذ بعض الأعمال.
أهمية توثيق الدروس المستفادة
تحسين خطط إدارة المشاريع المستقبلية بناءً على التجارب السابقة.
- تقليل المخاطر من خلال تطوير استراتيجيات استباقية لمواجهة التحديات المحتملة.
- تعزيز كفاءة اتخاذ القرار من خلال تحليل أسباب التأخير والتكلفة الزائدة.
- تحسين التنسيق بين الفرق الفنية والإدارية لضمان تنفيذ أكثر سلاسة في المشاريع القادمة.
يتم توثيق هذه الدروس وحفظها ضمن قاعدة بيانات المشاريع، بحيث يمكن الرجوع إليها عند التخطيط لمشاريع جديدة مماثلة.
النصائح والتوصيات لتخفيف المخاطر وتحسين تنفيذ المشاريع المستقبلية
تعتبر توثيق الدروس المستفادة منذ بداية المشروع من العوامل الحاسمة التي تسهم في تحسين الأداء وتقليل المخاطر. يزداد هذا الأمر أهمية في المشاريع طويلة الأمد بسبب احتمالية تغيير الموظفين أو نسيان التفاصيل الهامة. لذلك، من الضروري أن يشمل التوثيق جميع الحلول التي تم تطبيقها للتعامل مع التحديات، لضمان استخدامها في المشاريع المستقبلية.ومن بعض استراتيجيات الفعالة لتخفيف المخاطر:
- تحسين آليات المراقبة والمتابعة
- توفير عدد كافٍ من المهندسين والمشرفين لضمان المتابعة الدورية لجميع مراحل المشروع.
- تطبيق أنظمة رقمية لتسجيل الأحداث والتحديات أولًا بأول.
- تفعيل تقارير يومية وأسبوعية تشمل الأداء العام للموقع والمشاكل التي تمت معالجتها.
- التنسيق المبكر مع الموردين
- ضمان توفر المواد المطلوبة في التوقيت المناسب لتجنب أي تأخيرات.
- وضع خطط بديلة في حالة تعثر التوريد أو حدوث تغيرات في السوق.
- المرونة في اختيار المواد
- التعاون مع الجهة المالكة لزيادة مرونة استبدال المواد غير المتوفرة بالسوق.
- مراجعة البدائل المحلية دون الإخلال بجودة التصميم والمواصفات.
- تدريب الفرق العاملة
- تعزيز قدرة الفرق على التعامل مع التحديات الميدانية بمرونة وكفاءة.
- تعريفهم بأحدث التقنيات وطرق التنفيذ التي تسرّع العمل وتحسن النتائج.
- تطوير إجراءات الاعتماد والتسليم
- تقليل فترات المراجعات الإدارية والتصديق على المستخلصات لتجنب تأخيرات الدفع.
- تحسين آليات استلام الأعمال النهائية وفق جداول زمنية محددة.
- تعزيز توثيق جميع مراحل المشروع
- التأكد من حفظ جميع المستندات والمخططات النهائية في قاعدة بيانات المشروع.
- تسجيل كافة القرارات والتعديلات خلال التنفيذ لضمان سهولة الرجوع إليها مستقبلاً.
- تعزيز التواصل بين فرق العمل
- يعد التواصل الفعّال عنصرًا رئيسيًا في نجاح المشاريع الضخمة.
- تأخير نقل المعلومات قد يؤدي إلى تفاقم المشكلات، لذا يجب وضع خطة تواصل (Communication Plan) واضحة وفعالة أثناء التخطيط.
- تنظيم اجتماعات دورية بين الفرق الهندسية والمقاولين والإدارات المختلفة لحل المشكلات بسرعة وكفاءة.
الاحتفال بإنجاز المشروع ونجاحه
يعد إتمام المشروع بنجاح لحظة فارقة تستحق التقدير، حيث تمثل تتويجًا للجهود المبذولة من قبل جميع الأطراف. الاحتفال بالنجاح لا يقتصر على مجرد إنهاء الأعمال، بل هو فرصة لتعزيز الروح المعنوية، وتقدير الجهود، وإبراز الإنجازات، مما يساعد في خلق بيئة عمل إيجابية ومستدامة.
- أولا تكريم فريق العمل
- الاعتراف بجهود الفريق هو عنصر أساسي في ثقافة العمل الناجحة، ويمكن تحقيق ذلك من خلال:تقديم شهادات تقدير أو جوائز رمزية لأفراد الفريق الذين كان لهم دور بارز في إنجاز المشروع.
- شكر جميع المشاركين من مهندسين، مشرفين، عمال، وموردين على تفانيهم والتزامهم بالمواعيد والجودة.
- عرض تقديمي موجز يسلط الضوء على أفضل الممارسات التي ساهمت في نجاح المشروع، مع الإشادة بالفرق المتميزة.
- مناقشة الدروس المستفادة والممارسات الناجحة لتحسين جودة التنفيذ واقتراح أفكار تطويرية تسهّل تنفيذ المشاريع المستقبلية بفعالية أكبر.
- ثانيا الترويج للنجاح وتسليط الضوء على المشروع
الترويج لإنجاز المشروع يساعد في تعزيز سمعة الشركة وفتح آفاق جديدة لمشاريع مستقبلية. يمكن تحقيق ذلك عبر:
- مشاركة صور المراحل المختلفة من التنفيذ، بدءًا من التخطيط وحتى التسليم النهائي
- إبراز التحولات البصرية للموقع قبل وبعد التنفيذ.
- إضافة قصص نجاح الفرق الهندسية والتحديات التي تم التغلب عليها.
- استخدام وسائل التواصل الاجتماعي والموقع الإلكتروني
- نشر تقارير مرئية على موقع الشركة ومنصات التواصل الاجتماعي لإظهار القيمة المضافة للمشروع.
- إعداد فيديو توثيقي قصير يعرض مراحل تنفيذ المشروع والتحديات التي تم التغلب عليها.
أهمية الاحتفال بإنجاز المشروع
- رفع الروح المعنوية للفريق وتحفيزهم على تقديم أداء أفضل في المشاريع القادمة.
- تعزيز ثقافة النجاح والتقدير داخل الشركة، مما يزيد من الرضا الوظيفي.
- دعم العلاقات بين الأطراف المختلفة مثل الملاك، الاستشاريين، والمقاولين.
- تحقيق تميز تنافسي في السوق وزيادة فرص الحصول على مشاريع جديدة.
الخاتمة
إغلاق مشاريع اللاندسكيب بشكل صحيح هو خطوة أساسية لضمان إنهاء جميع الأعمال المطلوبة بكفاءة واحترافية. يساعد هذا الإغلاق في:
- الوفاء بجميع الالتزامات المالية والإدارية بطريقة منظمة.
- تعزيز سمعة الشركة لدى العملاء وأصحاب المصلحة.
- خلق انطباع إيجابي يعزز الثقة في جودة التنفيذ.
- دعم فرص الحصول على مشاريع جديدة في المستقبل.
عندما يتم توثيق النجاحات والاستفادة من الدروس المستفادة، يصبح كل مشروع جديد أكثر نجاحًا من سابقه، مما يسهم في تحقيق نمو مستدام واحترافي في قطاع اللاندسكيب.