 |
| 7 Key Components of Project Initiation |
مقدمه
كما ذكرنا من قبل فى مقاله المراحل الخمسه من دوره حياه المشروع Project Life Cycle وتعرفنا على وثيقة بدء المشروع، حيث أنها وثيقة أساسية لضمان إنطلاق المشروع بشكل سليم ووصوله إلى النجاح.
وقعد علمنا أيضا بأن تلك الوثيقه تتضمن الكثير من المعلومات الحيوية حول المشروع، مثل أهداف المشروع وتحديد نطاقه ومعرفه مخرجاته وميزانيته وجدوله الزمني، بالإضافة إلى تحديد أصحاب المصلحة وتحليل المخاطر.
والأن نبدأ فى التعرف على المكونات الرئيسية لمرحلة بدء المشروع ( The key components of the initiation phase ).
 |
| Goals |
أولا : تحديد أهداف المشروع ( Goals ) .
يجب أن تكون أهداف المشروع أهدافا ذكيه (SMART) أى أنها تكون محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة زمنيًا ، تُساعد أهداف (SMART) على ضمان تركيز الفريق على تحقيق النتائج المرجوة.
هي مجموعه الأحرف الأوليه لخمس كلمات وهى :-
ماذا تعنى أداه (SMART) ؟؟
هي مجموعه الأحرف الأوليه لخمس كلمات وهى :-
- محدد (Specific): يجب أن يكون الهدف محددا ومباشرًا، دون أي غموض أو لبس. ولتحديد الهدف يجب الرد على الأسئله الأتيه :- ما المراد تحقيقه فى المشروع ؟ وما هي النتائج المرجوة منه ؟
- قابل للقياس (Measurable): يجب أن تكون هناك طريقة لقياس التقدم نحو هدف المشروع أى أنه يجب أن تحدد مقاييس محددة وقابلة للتتبع.
- قابل للتحقيق (Achievable): يجب أن يكون الهدف واقعيًا يمكن تحقيقه ، مع مراعاة الموارد والقدرات المتاحة. لا مجال لذكر أهدافًا مستحيلة لايمكن تحقيقها .
- ذو صلة (Relevant): يجب أن يتوافق الهدف مع الأهداف العامه ورؤيه الراعى وأصحاب المصلحه ، وأن يدعم خطط المنظمة أو المشروع بشكل عام ، يجب التأكد من أن الهدف مهم وله قيمة حقيقية.
- محدد زمنيًا (Time-bound): يجب أن يوجد جدول زمني وخطه زمنيه محدده لتحقيق الهدف، مع تحديد معالم محددة في فترات زمنية مناسبة ( Milestones). يجب وضع تواريخ نهائية واقعية مع تقسيم الهدف العام إلى محطات أصغر
ثانيا : توضيح نطاق الأعمال بالمشروع ( Scope of work )
 |
| Scope of work |
تعريف نطاق المشروع بوضوح يُساعد على تجنب سوء الفهم والإنحراف عن المسار الذى تم الإتفاق عليه فى وثيقه بدء المشروع ،
حيث يجب أن يشمل نطاق المشروع جميع المهام والأنشطة اللازمة لتحقيق أهدافه. ولمعرفه وتحديد نطاق المشروع علينا جمع المعلومات اللازمه لذلك
يُعدّ تحديد نطاق المشروع خطوة أساسية لضمان نجاحه، حيث يوضح ما سيتم تضمينه وإستثناؤه مايعرف ب (scope of work & out of scope).
و بمجرد فهم نطاق مشروعك، فأنت تريد توثيق كافة التفاصيل حتى يتمكن أي شخص من الرجوع إليها طوال دورة حياة المشروع.
يصف النطاق المحدد بوضوح جميع تفاصيل المشروع وينظم ما يمكن إضافته أو إزالته أثناء تقدمه. في حين أنها في النهاية مسؤولية مدير المشروع لمراقبة المشروع والتأكد من أن جميع الأعمال والموارد تقع ضمن نطاقه .
يصف النطاق المحدد بوضوح جميع تفاصيل المشروع وينظم ما يمكن إضافته أو إزالته أثناء تقدمه. في حين أنها في النهاية مسؤولية مدير المشروع لمراقبة المشروع والتأكد من أن جميع الأعمال والموارد تقع ضمن نطاقه .
إلا أنه يمكن تشجيع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة على القيام بدورهم من خلال التركيز على المهام الأكثر أهمية للوصول إلى هدف المشروع.
طرح أسئلة تحدد النطاق
إن تخصيص الوقت لطرح الأسئلة والتأكد من فهمك لنطاق المشروع سيساعد في تقليل النفقات وإعادة صياغة الإحباط والارتباك.
تأكد من أنك تفهم من وماذا ومتى وأين ولماذا وكيف ينطبق ذلك على النطاق. إذا كنت تفتقد أيًا من هذه المعلومات، فركز أسئلتك على تلك العناصر.
تضع مرحلة بدء المشروع الأساس للمشروع، لذا يعد التأكد من فهم النطاق والتوقعات خلال هذه المرحلة أمرًا ضروريًا.
تعتبر المهام المضمنة في المشروع والتي تساهم في الهدف العام للمشروع هى المهام ضمن النطاق (Scope of work).ماهى مشكلات زحف النطاق (Scope Creep) ؟
يعد زحف النطاق مشكلة شائعة، وليس من السهل دائمًا التحكم فيها. من خلال تحديد زحف النطاق واتخاذ الإجراءات الاستباقية، فإنك تحمي مشروعك وفريق المشروع الخاص بك.
دائما ما يطلب أصحاب المصلحه بعض المهام الغير متفقعليها مسبقا ضمن نطاق الاعمال وعليه يجب الإشارة إلى أن اقتراحهم خارج النطاق وسيستغرق وقتًا إضافيًا ويضيف إلى تكاليف ميزانيه المشروع.
ويشار إلى التغييرات والنمو والعوامل غير المنضبطة التي تؤثر على نطاق المشروع في أي وقت بعد بدء المشروع باسم "زحف النطاق".
ماهى المصادر الى تؤدى إلى زحف النطاق ؟
- إما خارجي : فقد يطلب العميل إجراء تغييرات، أو قد تتغير بيئة العمل من حولك، أو قد تتغير التكنولوجيا الأساسية التي تستخدمها.
- وإما داخليًا : يصعب اكتشاف المصادر الداخلية لزحف النطاق ويصعب التحكم فيها. يأتي هذا النوع من الزحف من أعضاء فريق المشروع الذين يقترحون أو حتى يصرون على إجراء تغييرات أو تحسينات على المشروع .
لا تنسى
- استخدام أدوات إدارة المشاريع مثل (مثل مخططات Venn أو مصفوفات RACI.) تساعد كثيرا في تتبع نطاق المشروع والتحكم فيه.
- توثيق نطاق المشروع بوضوح في مستند يتضمن جميع المعلومات المتفق عليها.
- التواصل مع أصحاب المصلحة بإنتظام للحصول على ملاحظاتهم وتحديثاتهم لتحديد أي إنحرافات محتملة.
- لايخلو مشروع من وجود المتغيرات الدائمه وعليه فيجب التحلى بالمرونه والتوقع الإستباقى للتغييرات للتعامل معها ، ولكن دون التأثيرعلى مسار المشروع.
التحكم في زحف نطاق المشروع
زحف النطاق للمشروع ، هى ظاهرة شائعة يمكن أن تؤدي إلى مشاكل كبيرة مثل تجاوز الميزانية وتأخيرات الجدول الزمني.
يحدث زحف النطاق عندما يضيف أصحاب المصلحة المزيد من التسليمات أو يؤجلون المواعيد النهائية. وهذا يمكن أن يؤخر الجدول الزمني للمشروع، ويخفض معنويات الفريق. لكن زحف النطاق يمكن الوقاية منه.
ماذا لو لم يتم السيطره على ظاهره زحف النطاق للمشروع ؟
لو لم يتم السيطره على ظاهره الزحف لنطاق المشروع يحدث الكثير من المشكلات منها :-
- إعاقة قدرة الفريق على تحقيق أهداف المشروع الأساسية.
- عدم السيطرة على الميزانية بشكل كبير، مما قد يُشكل عبئًا ماليًا على أصحاب المصلحة.
- تأخيرات في الجدول الزمنى وعدم إنجاز المهام، مما قد يُخِل بالتزامات المشروع.
- لم يتم تحسين التواصل وعدم ضمان وضوح توقعات جميع أصحاب المصلحة، والوقوع فى سوء الفهم.
- لم يتم تسليم المشروع وفقًا للمتطلبات المتفق عليها، مما يُؤدي إلى عدم رضا العملاء.
كيفيه التخلص من ظاهره زحف النطاق للمشروع
هناك بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها:- دائما يلجأ أصحاب المصلحة في المشروع بتحقيق نتائج جديدة، فلابد من إعادة نطاق المشروع إلى مساره الأول وتذكيرهم بنطاق المشروع وما تم تضمينه وما لم يتم تضمينه فيه.
- إذا لم ينجح ذلك، فحاول إجراء عملية التحكم في التغيير (Change Orders) عن طريق التنسيق مع أصحاب المصلحه ومراجعة هذه الطلبات ، وأخذ القرار العاجل فى ما إذا كان الطلب يستحق تغيير نطاق المشروع أم لا .
- إذا تم قبول تغييرات النطاق، فيجب تجديد الأولويات مع أصحاب المصلحه والتكيف مجددا مع التغيرات الواقعه على المشروع.
- إستخدام خطة إدارة الموارد الخاصة بالمشروع لمعرفة ما إذا كانت هناك أي موارد يمكن إستخدامها مجددا أم لا .
الخلاصة:
إنّ التحكم في زحف نطاق المشروع عملية مستمرة تتطلب التخطيط والتنظيم والتواصل الفعال. من خلال اتباع أفضل الممارسات المُذكورة أعلاه، يمكنك ضمان سير مشروعك بسلاسة وتحقيق أهدافه دون تجاوز الميزانية أو الجدول الزمني.
- ثالثا : معرفة المخرجات والتسليمات عالية المستوى ( Deliverables ).
 |
| Deliverables |
المخرجات والتسليمات هو ما سيتم تسليمه من مراحل داخليه للمشروع او مايتم تسليمه للعملاء وأصحاب المصلحة في نهاية المشروع وعليه فيجب أن تكون تلك المخرجات محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق.
هناك نوعان رئيسيان من نتائج المشروع : الداخلية والخارجية.
- مخرجات المشروع الداخلية
على سبيل المثال، يمكن أن يكون التسليم الداخلي بمثابة رسومات تشغيليه (Shop Drawing) أو إعتماد مواد والحصول على موافقة الإستشارى .
لن يتمكن أحد من رؤية هذه الأمور من الخارج، ولكن يجب إكمالها كجزء من الصورة الأكبر. يمكن أن تشمل الأمثلة الأخرى للتسليمات الداخلية هو تتبع الوقت ( Progress ) وإختبار ضمان الجودة للمواد المورده (Materials Testing).
- مخرجات المشروع الخارجية
على سبيل المثال ، إنتهاء من مرحله صب الخرسانات وإتمام اعمال العزل المائى والبدء فى عمل الأرضيات .
ما هي OKRs؟
OKR إختصار لـ ( Objectives and Key Results ) ، وتعني الأهداف والنتائج الرئيسية وهي طريقة لوضع أهداف قابلة للقياس للمشروع، وتجمع بين هدف محدد ومجموعة من النتائج الرئيسية القابلة للقياس لتحديد ما إذا تم تحقيق الهدف أم لا.
- رابعا : معايير قياس نجاح المشروع (Success Criteria).
 |
| Success criteria |
تجعل الأهداف القابلة للقياس من السهل تقييم مدى تحقيق الأهداف وإجراء التعديلات اللازمة إذا لزم الأمر.
- خامسا : تحديد أصحاب المصلحة وتصنيفهم ( Stakeholders ).
 |
| Stakeholders |
يُعدّ تحليل أصحاب المصلحة أداة أساسية لإداره المشاريع وذلك لفهم إحتياجات أصحاب المصلحة وإدارة علاقاتهم بفعالية لضمان نجاح المشروع.
ماهى الخطوات الرئيسية لتحليل أصحاب المصلحة (Stakeholder analysis) ؟
- إعداد قائمة بجميع أصحاب المصلحة وتحديد من المستثمر ومن يتأثر بالمشروع ومن يساهم فيه ؟؟
- تقييم مستوى الإهتمام والتأثير لكل صاحب مصلحة أى تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين (Key stakeholders).
- تقييم قدرة أصحاب المصلحة على المشاركة أى تحديد كيفية إشراكهم بشكل فعال.
- تصور التحليل بإستخدام شبكة الطاقة رتب أصحاب المصلحة حسب التأثير والإهتمام (Stakeholder Analysis Matrix).
لاتنسى
- تتغير إحتياجات أصحاب المصلحة بمرور الوقت، لذا من المهم إعادة تقييم تحليلك بشكل دوري.
- لا توجد طريقة واحدة تناسب الجميع لإدارة أصحاب المصلحة، لذا ستحتاج إلى تكييف نهجك مع كل فرد وكل مشروع.
- سادسا : ما يمتلكه المشروع من موارد ( Resources ).
 |
| Resources |
تُعدّ موارد المشروع عنصرًا أساسيًا لنجاحه و تشمل الموارد البشرية والمالية والمادية اللازمة لإنجاز المشروع. فيجب تحديد الموارد وتقييمها لضمان كفايتها لإنجاز المشروع.
ماهى الموارد الرئيسيه للمشروع ؟
- الموارد البشرية
أكثر الموارد أهميه هى الموارد البشريه حيث أنها القوى العامله والقائمه بالمهام المختلفه وهى التى تدفع المشروع نحو الأكتمال فهم الفريق الذى يتحلى بالمعرفه والمهارات والخبرة اللازمة لاتخاذ القرارات الصحيحة وإنجاز المهام بكفائه عاليه .
لإدارة الموارد البشرية تتعرض الشركات لبعض التحديات الواجب تجاوزها والتغلب عليها
- الموارد البشرية هي الأكثر تعقيدًا لإختلاف الثقافات واللغات وطرق العمل مما قد يسبب فى بعض الأحيان يسبب الصراعات وإشتباكات شخصية في مكان العمل.
- توفير أعضاء الفريق وتخصيصهم من أحد الصعوبات التى تمر بها الشركات حيث بطبيعه الحال يتعرض أعضاء فريق العمل إلى الإرهاق والتعب وبالتالى يحدث الغيابات أو مغادره أحد الأعضاء لوظيفته والذهاب إلى مكان أخر لذا، يعد تخصيص المورد البشرى وتوفير البدائل له وإدارة الغياب من الواجبات المهمة بالنسبة للشركات حتى لا يتأثر العمل .
- الموارد المالية
بدون الموارد الماليه ، لن يتم تمويل المشروع أو دفع رواتب الموظفين والعمال أو تأجير وشراء المعدات أو دفع تكاليف أخرى .
عادة، يتم تخطيط الموارد المالية وتوثيقها في المراحل الأولى من تطوير المشروع لتخصيصها وإدراجها في تكاليف المشروع التي يجب الموافقة عليها من قبل العملاء.
لذلك، تعد إدارة التكلفة جزءًا مهمًا من إدارة المشروع الذي يتضمن تقدير تكاليف المشروع وتخصيصها والتحكم فيها لضمان تقدير التكلفة الأكثر دقة وتقليل تجاوزات الميزانية.
تتمثل الموارد المالية فى كلا من ميزانية المشروع ومنح المشاريع وصناديق الطوارئ
- الموارد المادية
كل ما تمتلكه الشركات سواءا بالشراء أو الإستئجار ، و تشمل الأدوات والمعدات والبرمجيات المستخدمه خلال مراحل المشروع والآلات والمواد الخام.
تتضمن إدارة المواد كل من التخطيط والتنفيذ والتوجيه والتنسيق والمراقبة والتحكم في جميع العمليات المرتبطة بمواد المشروع حيث تركيزها الرئيسي هوالحصول على المواد المناسبة بالكميات المناسبة في الوقت المناسب.
- موارد الوقت
كما نعلم أن "الوقت كالسيف إن لم تقطعه قطعك "
بالفعل بدون الإداره الجيده للوقت ، يتأخرالمشروع وبالتالى يفشل المشروع لامحاله
إدارة الوقت بشكل جيد في المشاريع ضرورية لنجاحها، حيث يُستخدم كوسيلة لجدولة الأنشطة والمعالم الرئيسية، وقياس إنتاجية الموظفين وتكاليف المشروع.
يقدر المديرون المهام لبناء جداول زمنية دقيقة واستخدامها لحساب التكاليف التي تحتاج إلى موافقة العميل. بعد إتمام المشروع، يتم مراجعة أداء الفريق وميزانيات الوقت والتكلفة للاستفادة منها في التخطيط المستقبلي. على الرغم من أهمية إدارة الوقت، فإنها مهارة معقدة تحتاج إلى إتقان.
من أمثلة موارد الوقت كلا من خطة المشروع، الجدول الزمني.
يمكن إستخدام كثيرا من أدوات إدارة الوقت المفيدة وتشمل
هناك العديد من أدوات إدارة الوقت المفيدة التي يمكن استخدامها لتحسين الإنتاجية وتنظيم العمل في المشاريع، وتشمل:
- برامج تتبع الوقت :
- Toggl : يسمح بتتبع الوقت بسهولة، ويوفر تقارير تفصيلية عن الوقت الذي تم قضاؤه في مختلف الأنشطة.
- Clockify : أداة مجانية لتتبع الوقت تدعم فرق العمل، مع إمكانيات لتتبع المهام والمشاريع وتقديم تقارير مفصلة.
- برامج الجدول الزمني :
- Trello : أداة لتنظيم المهام والمشاريع باستخدام لوحات وبطاقات ملونة لتسهيل رؤية عبء العمل الأسبوعي وتتبع تقدم المهام.
- Asana : منصة لإدارة المشاريع تسمح بإنشاء جداول زمنية، وتعيين المهام، وتحديد المواعيد النهائية، وتتبع تقدم العمل.
- برامج إدارة المشاريع :
- Microsoft Project : أداة قوية لإدارة المشاريع توفر جداول زمنية وتقديرات وتكاليف للمشاريع.
- Smartsheet : منصة للتعاون وإدارة المشاريع تسمح بإنشاء جداول زمنية ومراقبة تقدم المشاريع في الوقت الحقيقي.
استخدام هذه الأدوات يساعد على تحسين إدارة الوقت، وزيادة الإنتاجية، وتحقيق الأهداف بكفاءة أعلى.
سابعا : التكلفة الإجمالية والعائد من المشروع (Cost & Benfits).
 |
| Cost & Benfits |
يعد العائد على الإستثمار (ROI) Return On Investment مقياسًا هاما لربحية الإستثمار.فهو يساعد الشركات على تحديد المنفعه الماديه من الإستثمارات وبالتالى تقييم فعاليه وإستراتيجيه الشركات وتقييم مشارعها وتوجيه صنع القرار.
يتم حساب عائد الاستثمار عن طريق طرح التكلفة الأولية للإستثمار من قيمته النهائية، ثم قسمة هذا الرقم الجديد على تكلفة الاستثمار، وأخيرًا ضربه في 100 ، وتتضح من المعادله الأتيه (الربح الصافي / التكلفة الإجمالية للإستثمار) * % .
تشمل التكلفة الإجمالية جميع النفقات المتوقعة للمشروع، حيث يُعدّ العائد من المشروع الفوائد المتوقعة من المشروع، مثل زيادة الأرباح أو تحسين كفاءة العمليات.
يعكس هذا المعدل نسبة العائد المتوقعة مقارنة بالتكلفة الإجمالية للإستثمار
ماهى فوائد تحليل التكلفة والعائد ؟
- تحليل التكلفه والعائد الإستثمارى يعمل على تقليل الكثير من المخاطر وتعظيم المكاسب الماديه للمشاريع.
- يهتم أصحاب المصلحه دائما بالمكسب المادى وهو الهدف الأسمى لأى مشروع فالتواصل بوضوح مع أصحاب المصلحة والمديرين التنفيذيين وإبقاء المشروع على المسار الصحيح من فوائد تحليل التكلفه ومعرفه العائد.
- لتقليل أى تحيزات لرأى ما لأصحاب المصلحه والتأثير على قرارتهم يجب اللجوء إلى التحليلات بإستخدام البيانات الموضوعيه للحفاظ على المصلحه العامه لأصحاب المصلحه وتحقيق الهدف .
تحديد العائد من المشروع
عائد المشروع هو مقياس يُستخدم لتقييم جدوى الاستثمار في مشروع ما. يأخذ في الإعتبار كل من الفوائد الملموسة وغير الملموسة للمشروع، والمخاطر المرتبطة به.
الأسئلة الأساسية لتقييم عائد المشروع
- القيمة المقدمة: ما هي المشكلة التي يحلها المشروع؟ ما هي الفوائد التي سيقدمها للعملاء ؟
- العائد المالي: كم من المال سيُجنى بعد إكمال المشروع ؟ ما هي تكاليف الإنشاء ؟ ما هو هامش الربح المتوقع؟ ما هي مدة إسترداد رأس المال؟
- توفير الوقت: كم من الوقت سيوفّره المشروع للعملاء؟ كيف سيُقلّل من العمليات المُستهلكة للوقت؟ هل سيُحسّن الإنتاجية؟
- تحسين تجربة العملاء: كيف سيُحسّن المشروع تفاعل العملاء؟ ما هي الميزات الجديدة التي ستُضاف؟ كيف ستُساهم استراتيجيات خدمة العملاء في جذب العملاء والاحتفاظ بهم؟
من المهم إجراء تحليل شامل للسوق والمنافسين وذلك بالإستعانه بخبراء ماليين وذوي خبرة في مجال إدارة المشاريع.
غالبًا ما يتم تجاهل الفوائد غير الملموسة عند تقييم عائد المشروع ومع ذلك، يمكن أن يكون لها تأثير كبير على نجاح المشروع على المدى الطويل.
هل يقتصر المشروع على المكاسب الماديه فقط ؟؟
بالطبع لا ، فهناك مكاسب أخرى تلعب دورا هاما فى جلب الأموال الطائله على المدى البعيد عن طريق تحقيق الرضا الكامل للعملاء وكسب الثقه لديهم .
الفوائد الغير الملموسة
تشمل بعض الأمثلة على الفوائد غير الملموسة والتى تتحول إلى مكاسب ماديه على المدى القريب أو البعيد ومنها :-
الخلاصه
عند تقييم عائد المشروع، من المهم مراعاة كل من الفوائد الملموسة وغير الملموسة حيث أنها تعمل على تحسين الربحية وتعزيز الولاء للعلامة التجارية وجذب المواهب المتميزة وخلق بيئة عمل إيجابية.
- رضا العملاء.
- رضا الموظفين وتحسين إنتاجيتهم .
- سمعه العلامة التجارية
الخلاصه
عند تقييم عائد المشروع، من المهم مراعاة كل من الفوائد الملموسة وغير الملموسة حيث أنها تعمل على تحسين الربحية وتعزيز الولاء للعلامة التجارية وجذب المواهب المتميزة وخلق بيئة عمل إيجابية.