 |
| Project life cycle |
ماهو المشروع (The Project) ؟
المشروع بشكل بسيط هو عباره عن مجموعة من المهام التى يجب إكمالها ضمن جدول زمني محدد لتحقيق مجموعة محددة من الأهداف.يتم إكمال تلك المهام من قبل مجموعة من الأشخاص المعروفين بإسم فريق المشروع، والذي يقوده مدير المشروع .
ما هو مكتب إدارة المشاريع ( PMO ) ؟
مكتب إدارة المشاريع، أو (Project Management Office)، هو مجموعة أفراد داخل منظمة تقوم بتحدد معايير وعمليات إدارة المشروع وتضعها وتساعد في الحفاظ عليها في جميع أنحاء تلك المنظمة. وغالبًا ما يعمل كمركز منسق لجميع مشاريع المنظمة، مما يساعدها على العمل بشكل أكثر سلاسة وكفاءة.قد يعمل مديرو المشاريع في المقر الرئيسى داخل مكتب إدارة المشاريع نفسه أو داخل أقسام أخرى موزعه على المواقع المختلفه .
ما الدور الذى يقوم به مكتب إدارة المشاريع ( Roles ) ؟
- التخطيط الاستراتيجي والحوكمة
هذه هي الوظيفة الأكثر أهمية لمكتب إدارة المشاريع، يتضمن ذلك تحديد معايير المشروع، وإختيار المشاريعالمحدده وفقا لأهداف المنظمة، ثم تقديم تقارير مفصله عن حالة العمل لهذه المشاريع إلى الإدارة.
- أفضل الممارسات
يساعد مكتب إدارة المشاريع (PMOs) على تنفيذ أفضل الممارسات والعمليات داخل مؤسستهم، كما أنهم يشاركون الدروس المستفادة من المشاريع الناجحة السابقة، إنهم يساعدون في ضمان الإتساق بين مشاريع مؤسستهم من خلال توفير التوجيه حول العمليات والأدوات والمقاييس.
- ثقافة المشروع المشتركة
تساعد مكاتب إدارة المشاريع (PMOs) في وضع ممارسات ثقافة المشروع المشتركة من خلال تدريب الموظفين على الأساليب المثلى وأفضل الممارسات. ويساعد ذلك في الحفاظ على ممارسات إدارة المشروع متسقة وفعالة عبر المؤسسة بأكملها.
- إدارة الموارد
غالبًا ما يكون مكتب إدارة المشاريع مسؤولاً عن إدارة وتخصيص الموارد - مثل العماله والمعدات - عبر المشاريع في جميع أنحاء المنظمة بناء على الميزانية والأولويات والجداول الزمنية وغيره .
كما أنها تساعد في تحديد الأدوار والمسؤوليات اللازمة في أي مشروع معين و توفر مكاتب إدارة المشاريع التدريب والتوجيه والتوجيه لجميع الموظفين، ولكن لمديري المشاريع على وجه الخصوص.
- إنشاء النماذج والأدوات و أرشفه وتوثيق مستندات المشروع
الخلاصه
تشمل الأغراض الرئيسية لمكتب إدارة المشاريع التخطيط الاستراتيجي ، وتنفيذ أفضل ممارسات إدارة المشروع، وإنشاء ثقافة مشتركة للمشروع، وإدارة الموارد، وإنشاء وثائق المشروع والنماذج والأدوات. يدعم مكتب إدارة المشاريع مؤسساتهم في إدارة عدد كبير من المشاريع ويساعد في إبقاء جميع الموظفين يعملون في نفس الإتجاه نحو أهداف المنظمة.
هل يمكن تطبيق منهجيات إداره المشاريع على مشاريع اللاندسكيب ؟
ماهى دوره حياه المشروع (Project life cycle)
سيتم تقسيم مراحل دوره المشروع كما هو منصوص عليه فى معهد إداره المشاريع (PMI) :-
- مرحله بدء المشروع (Initiation) .
- مرحله التخطيط (Planing).
- مرحله التنفيذ (Execution).
- المراقبه والتحكم (Monitoring and Controlling).
- مرحله الإغلاق (Closure).
مرحله بدء المشروع (Initiation)
هى المرحلة الأولى من عمر المشروع، ويتم فيها النقاش وطرح الكثير من الأسئله على أصحاب المصلحه لتحديد أهداف المشروع ونطاقه ومن ثم الميزانيه المطلوبه لتحقيق مخرجات المشروع .تقوم بجمع كل المعلومات المتاحة بطريقة منهجية لتحديد نطاق المشروع وتكلفته وموارده.
الهدف من مرحلة البدء هو أخذ ملخص فضفاض (أحيانًا) للمشروع وفهم ما يحتاج المشروع إلى القيام به وتحقيقه لكي يكون ناجحًا.
يتطلب ذلك عادة تحديد أصحاب المصلحة في المشروع والتأكد من أنهم جميعا يشتركون في نفس الإتجاه نحو أهداف المشروع وحالة العمل المحددة .
وخلال مرحلة بدء المشروع هذه، يتقرر ما إذا كان تسليم دراسة الجدوى ممكنا أم لا.
الخطوات الرئيسيه لمرحه إنطلاق المشروع
- ماهى أهداف المشروع ؟ (Goals) لكل مشروع أهدافه الواضحة التى يتم تحديدها من الجهه المطوره ( The Owner )
- تحديد النطاق الخاص بالمشروع (Scope) وهو تحديد الأعمال والمهام الواجب تنفيذها لإستكمال المشروع .
- ماهى المخرجات أو التسليمات عاليه المستوى ؟ (Deliverables) حيث أنها المحطات الرئيسيه والنتائج الملموسه على أرض الواقع .
- ماهى معايير قياس النجاح ؟ (Success criteria) وهي المعايير التي تقاس عن طريقها نجاح المشروع ومدى الوصول إلى أهدافه.
- من هم أصحاب المصلحة ؟ (Stakeholders) هم المفتاح الرئيسى لإتخاذ قرارات مستنيرة في كل خطوة من خطوات المشروع ،إنهم الأشخاص الذين يهتمون ويتأثرون بإكمال المشروع ونجاحه.
- ماذا نمتلك من الموارد لإكمال مراحل المشروع ؟ (Resources) موارد المشروع والتى تشيرعموما إلى جميع الأمكانيات التى نمتلكها لإكمال مهام المشروع كالموارد البشريه والمواد المستخدمه والمعدات والألات والعناصرالأخرى .
- ماهى التكلفه الإجماليه والمكسب للمشروع ؟ (Cost & Benefits) التكلفه الإجماليه والعائد هى الميزانيه المطلوبه للصرف على مراحل المشروع والأرباح العائده من تنفيذ المشروع .
من القائم بكتابه ميثاق المشروع ؟
وثيقه بدء المشروع أو ميثاق المشروع (Project Charter) .
بمجرد تحديد الأهداف ونطاق الأعمال والإنجازات المطلوبه ومعايير النجاح وأصحاب المصلحه والموارد والميزانيه المطلوبه فقد حان الوقت لإنشاء ميثاق المشروع وكتابه ماسبق ، وهو مستند يحتوي على جميع تفاصيل المشروع .
يحدد فيها بوضوح تام إسم المشروع وأهدافه والغايه من تنفيذه وتحدد كل ماهو مطلوب لإنجازه والميزانيه التقديريه للتنفيذ ونطاق الأعمال وأيضا الأعمال خارج النطاق ومده المشروع ، وكل هذا يتم عرضه على أصحاب المصلحه وإيصال هذه التفاصيل للآخرين.
وبمجرد صياغه ميثاق المشروع ، يتم مراجعه الوثيقة مع أصحاب المصلحة الرئيسيين (Key Stakeholders) للحصول على الموافقه النهائيه للإنتقال إلى مرحلة التخطيط.
الميثاق هو الطريقة الرسمية التي يتم بها تسجيل أهداف المشروع وقيمته وفوائده وتفاصيله. يمكنك إعتبار الميثاق بمثابة البوصلة للمشروع حيث يستخدمه مديرى المشاريع طوال دورة حياة المشروع.
وبما أن ميثاق المشروع يحمل أهمية كبيرة، فمن المهم دمج الكمية المناسبة من التفاصيل مع حذف العناصر المتنوعة. بالنسبة للمشاريع الأكثر تعقيدًا، يمكن ربط أى تحليلات أو مستندات إضافية. وإدراجها في ملحق منفصل .
بدون الفهم الكافي لنطاق المشروع وأهدافه ، قد تقلل من تقديرالموارد المطلوبه أوالمده التي قد يستغرقها المشروع ولم يتم الإتفاق مع أصحاب المصلحة على الشكل النهائى والمرضى للنجاح.
وعلى النقيض يصبح الإهتمام بتوضيح محتوى ميثاق المشروع جيدا يوفرالكثيرمن الوقت والعمل الإضافي للجميع طوال مده المشروع وضمان تفوق النتائج على التكاليف المقدره له .